Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Expressbilene (org.nr. 920 917 658), Stangnesterminalen 8 A, 9409 Harstad, er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i dette systemet og gjennom kontaktskjemaet på nettsiden. Du kan nå oss på telefon 412 81 000.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

For ansatte som bruker systemet, behandler vi:

• Navn, e-postadresse, rolle og avdeling
• Registrert arbeidstid (inn- og utstempling), rute og kjøretøy
• Fravær og ferie, inkludert kategori ved sykefravær (egenmelding/sykemelding/sykt barn)
• Hendelser knyttet til kjøretøy (f.eks. utforkjøring, verksted/service)
• Endringslogg over hvem som har registrert eller endret hva, og når
• Dokumenter som lastes opp på profilen din (for eksempel førerkort eller kursbevis), med type og utløpsdato
• Bilder du legger ved hendelser, og meldinger du får fra ledelsen
• Et teknisk push-token for telefonen din, slik at varsler og meldinger kan leveres til appen

Sykefraværskategori regnes som en særlig kategori personopplysninger (helseopplysning) etter personvernforordningen. Vi registrerer kun kategorien — ikke diagnose eller annen helseinformasjon. Ikke last opp dokumenter som inneholder helseopplysninger.

Fra kontaktskjemaet på nettsiden behandler vi navn, e-postadresse og meldingen du skriver. Meldingen sendes videre til post@expressbilene.no via vår server, uten at innholdet lagres i noen database.

3. Formål og behandlingsgrunnlag

Opplysningene brukes til å administrere arbeidsforholdet: timeføring, fraværsoppfølging og bemanning av kjøretøy. Behandlingsgrunnlaget er oppfyllelse av arbeidsavtalen og lovpålagte plikter som arbeidsgiver (blant annet knyttet til arbeidstid og sykefraværsoppfølging). Sykefraværskategori behandles med grunnlag i personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav b, som gjelder arbeidsrettslige forpliktelser.

4. Hvem har tilgang

Administratorer og ledere med moderator-rolle har tilgang til alle ansatte, på tvers av avdelinger. Dokumenter på profilen din kan sees av deg og av administratorer og moderatorer. Sjåfører kan se (men ikke endre) dokumenter som er lagt på kjøretøy. Meldinger kan leses av mottaker, avsender og administratorer. Opplysningene deles ikke med uvedkommende utenfor Expressbilene.

5. Databehandlere

Systemet driftes med Supabase (database og innlogging, lagret innenfor EU/EØS) og Vercel (drift av nettsiden, inkludert anonym sidevisningsstatistikk uten informasjonskapsler). Push-varsler til appen leveres via Expo, Apple og Google, som mottar push-tokenet og en generell varseltekst uten innholdet i meldinger eller navn. Dette utgjør ikke selve meldingen, som bare ligger i systemet. Disse leverandørene behandler opplysninger på våre vegne i tråd med databehandleravtale.

6. Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge ansettelsesforholdet varer, og deretter så lenge det er nødvendig for å oppfylle lovpålagte plikter (for eksempel regnskapsregler for timeregistreringer). Deretter slettes eller anonymiseres opplysningene. Når en bruker deaktiveres, slettes kontoen automatisk etter ett år hvis den ikke reaktiveres; har brukeren registrerte timer, beholdes historikken fram til da.

7. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i, retting og sletting av egne opplysninger, samt rett til å be om begrensning av behandlingen. Ta kontakt med oss for å benytte disse rettighetene. Du kan også klage til Datatilsynet.

8. Sikkerhet

All trafikk til systemet er kryptert (HTTPS), og tilgang til opplysninger er rollestyrt slik at hver bruker kun ser det som er relevant for egen rolle og avdeling.